El MIS congrega a 310 profesionales de turismo de reuniones
El sector quizás más devastado por la pandemia es el de turismo de reuniones (a menudo llamado MICE – Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions), un sector cuyo ADN es el encuentro presencial y por tanto cuya facturación se ha desplomado desde el inicio del Covid. Sin embargo por fin inicia, poco a poco, su reactivación, y España confirma su liderazgo en esta industria: Grupo eventoplus ha organizado el 28 de abril en el Hotel RIU Plaza España, lo que es sin duda el mayor evento del sector en lo que va de año, en toda Europa, con 310 asistentes presenciales, demostrando así la posibilidad de organizar eventos presenciales seguros.
“Un evento presencial profesional es uno de los sitios más seguros que hay: múltiples medidas de seguridad, asistentes muy responsabilizados, trazabilidad total, y ahora con los tests, un nivel de tranquilidad mayor aún. Un sector esencial para la reactivación (los eventos permiten comunicar, vender, formar, fidelizar, motivar, etc.) tiene que volver a la actividad de forma segura, algo factible como lo hemos demostrado”, comentó Eric Mottard, co-fundador y CEO de Grupo eventoplus.
Una seguridad muy cuidada. Se aplicaron protocolos rigurosos para demostrar que se pueden hacer eventos: se exigió un test de antígenos negativo hecho menos de 24 horas antes del evento, ofreciendo a los asistentes una solución gratuita en su ciudad de origen o en Madrid. También se entregó a todos los participantes una mascarilla FFP2 nueva, que llevaron en todo momento (pocos entornos animan a la responsabilidad individual como un evento profesional). Tercero, además del distanciamiento entre mesas, de los techos altos del hotel, de su sistema de ventilación, se dejaron las ventanas abiertas, maximizando la ventilación. Y la comida se realizó en otra sala, permitiendo renovar el aire. Un mecanismo de seguridad que excedía mucho lo que exigen los reglamentos.
Citas y formación. Compradores asistentes y expositores se podían proponer visitas y crearse así su agenda de citas. Una puesta al día necesaria cuando se acerca la reactivación y es importante saber lo que han cambiado los destinos, espacios y proveedores. El evento contó también con un programa formativo sobre temas como el storytelling en eventos, las claves para volver a los eventos con viaje, el futuro de los eventos médicos, las pautas sanitarias en eventos, o cómo volverán los eventos internacionales a este destino de primer nivel que es España.
Se aplicaron también formatos novedosos tanto en la jornada presencial como en la online: el speed networking (micro-reuniones de 2 minutos, antes de pasar a la siguiente, permitiendo un networking muy efectivo), el elevator pitch (presentaciones de 30 segundos) y la bullet points session (presenta tu destino a la audiencia en solo 3 puntos) y un photocall pensado para alimentar las redes sociales hicieron que el evento fuera trending topic.
Un evento híbrido. Se apostó por un formato “1+1”: un día presencial y un día de evento online, realizado desde un plató en el Palacio Neptuno de Madrid. Así, cualquier persona que no pudo asistir al evento presencial pudo formarse, relacionarse y reunirse con los expositores sin moverse de casa o su oficina. Este evento combinó muchos formatos amenos, desde reuniones virtuales 1-1 hasta debates en pequeños grupos (las “chat rooms”), un divertido trivial en el que todos los asistentes pudieron participar, micro-presentaciones de destinos sobre sus novedades, un concierto de pop en directo, pasar rato en el Virtual Café (donde los participantes podían conocer a otras personas, y alguien de Grupo eventoplus dinamizaba el encuentro), hasta una sesión de ‘improv’ en la que unos actores integraban en directo las palabras que el público publicaba en el chat de la plataforma tecnológica del evento.
“Un evento online supone un reto de gestión de la atención. Es muy importante ofrecer contenidos dinámicos, con ritmo, con variedad de formatos, y con posibilidad de participación. Es lo que hicimos”, comenta Lynn Wong, co-fundadora y directora de comunicación y eventos de Grupo eventoplus.
Powered by… Como es frecuente hoy, el evento se basó en una plataforma tecnológica (de la empresa Meetmaps) que permitía la conexión entre todos, participar en quiz y sondeos, organizarse las citas en el evento presencial e incluso realizarlas en el evento virtual. Esta tecnología permitió una fuerte interactividad: 8.029 mensajes y 10.482 interacciones pasaron por la plataforma. El evento contó con 85 expositores, 306 asistentes presenciales y 159 al programa online.
